Coluna Raquel Germano: Desorganização, um dos grandes sabotadores para sua produtividade.

Foto: Divulgação

Por: Raquel Germano 

Quantas vezes você já procurou aquela anotação feita em um pequeno papel de rascunho deixado sobre a mesa?

Quantas vezes procurou um arquivo em seu computador e não encontrou porque não lembra a pasta que salvou ou tão pouco lembrou qual era o nome do arquivo?

Se você nunca se viu nesse caos, parabéns!

Caso as perguntas acima tocaram você, continue sua leitura.

Certa vez em meu último trabalho, ainda CLT, eu não esperava que as pessoas organizassem seus arquivos físicos e eletrônicos como eu fazia, aprendi a duras penas que o feito é melhor que perfeito, mas confesso que quando eu pegava as pendências de outra pessoa, perdia pelo menos uma hora (ou mais) para organizar os arquivos eletrônicos e analisar os papéis em pasta, para então dar sequência naquela atividade, reorganizando assim da melhor forma, que pra mim fazia sentido e assim analisar o caso e executar o meu trabalho.

A medida que a desorganização acontece na sua vida a sua produtividade tende a cair. É bem provável que você também gaste seu tempo procurando informações e/ou papéis em armários e gavetas, ou procurando aquele e-mail de suma importância para seu dia, aquela anotação de uma data importante e você não acha nem a data nem o papel… e por aí vai.

Hoje tanto para o trabalho local como para o home office, mas principalmente esse último, a organização é imprescindível para melhorar produtividade.

Vamos às dicas para melhorar sua produtividade, e você poderá aplica-las para sua profissional e/ou pessoal:

  • ARMAZENAR:

Físico: engloba sua agenda, caderno, papéis, documentos. Verificar quais são importantes para armazenar, organizar em caixas e/ou pastas com o conteúdo e data. Aqueles que você usa no dia a dia e que ficam no seu ambiente de trabalho, tente deixar o mínimo possível perto de você, para não sobrecarregar o visual.

Eletrônico: procure manter um padrão de pastas eletrônicas para cada conteúdo do seu trabalho, e dentro delas ao salvar os arquivos titule-os com nomes conforme o tema, também mantendo um padrão para facilitar a localização. E isso se estende para sua gestão de e-mails, você também pode organizar por pastas conforme o conteúdo.

 

  • ORGANIZAR SUA AGENDA

Coloque em sua agenda, seja ela papel ou eletrônica, toda a sua rotina, inclusive da casa/família, muitas vezes precisamos organizar nossos compromissos de trabalho com a logística da casa. Do trabalho, disponha de cores e nomes diferentes para cada situação (exemplo Cliente A-vermelho), deixe reservado dia e horário para cada situação que você precisa atender, lembre-se também de adicionar as tarefas, pois elas precisarão ser executadas, mas que não tem um horário específico. Lembre-se de manter espaços em sua agenda, pois imprevistos podem acontecer.

 

  • GERENCIAR:

A medida que as atitudes se tornam hábito, o gerenciamento dessas informações será muito mais fácil. Ao receber um novo arquivo já salve no padrão criado, não deixe para depois (já vi muito isso “depois eu salvo na pasta certa” e quando precisava do arquivo perdia tempo procurando). Faça a gestão da sua agenda, revise ela semanalmente ou diariamente, tenha essa dinâmica conforme for melhor para você.

 

Evite o sabotador chamado desorganização, busque a dedicação, disciplina e controle. Assim a organização vai proporcionar bons resultados na sua vida, sua produtividade vai aumentar e principalmente a qualidade do seu dia também.

 

@raquelgsecretariaremota

Raquel Germano: Secretária Remota e Assistente Virtual, Especialista em Liderança e Coaching, com graduação em Administração de Empresas e Especialização em Engenharia de Produção e Pós-Graduada em Programação Neurolinguística.

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